Jetzt ERP-Kenntnisse erweitern und selbst zum ERP-Experten werden!

Damit der Einsatz eines ERP-Systems am Ende auch die gewünschten Erfolge verspricht, müssen Unternehmen auf einen stetigen Ausbau der ERP-Kenntnisse innerhalb ihres Betriebs setzen und immer auf dem neuesten Stand bleiben. Im Zuge dessen sollten Sie unbedingt auf folgende wichtige Schlüsselfaktoren setzen:

  1. Effizienter Wissenstransfer

  2. Qualifiziertes Training der Mitarbeiter

Profitieren Sie in unserem Wissens-Bereich von einer Vielzahl anschaulicher ERP-Erklärungen, mit denen Sie Ihre ERP-Kenntnisse im Handumdrehen erweitern. Dank zahlreicher nützlicher Anregungen und Experten-Tipps können Sie vieles zum Thema ERP-Systeme lernen.

Inhaltsverzeichnis dieser Seite

  1. ERP-Definition

  2. ERP-Kenntnisse erweitern

  3. Integration eines ERP-Systems

  4. ERP-Berater zur Unterstützung

  5. Buchhaltung und Abschreibung von ERP

  6. ERP-News

  7. ERP-Trends 2018

ERP-Definition: Was ist Enterprise Resource Planning?

ERP ist eine Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Die deutsche Übersetzung von ERP lautet so viel wie Geschäftsressourcenplanung. Konkret bezeichnet der Begriff die Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Abläufe in einem Unternehmen. Man kann unter dem Feld des Enterprise Resource Planning also grundsätzlich die firmeninterne Aufgabe verstehen, alle wichtigen Business-Ressourcen und Geschäftsprozesse in einem Betrieb so effizient wie möglich zu organisieren.

Um alle hierfür relevanten Informationen in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu integrieren und die Prozesse anschließend innerhalb eines Systems abzubilden, kommt in aller Regel spezielle ERP-Software zum Einsatz. Moderne Programme verfügen über alle wichtigen Module und Funktionen, die für ein effizientes Enterprise Resource Planning nötig sind. Da die Lösungen alle Informationen in einer einheitlichen Datenbasis speichern, können die einzelnen Geschäftsprozesse optimal miteinander verknüpft werden.

ERP-System: Prozessabbildungen eines Unternehmens

Wie erweitere ich meine ERP-Kenntnisse

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, um die eigenen ERP-Kenntnisse zu schulen:

Innerhalb der letzten Jahre hat sich gemeinhin die Überzeugung durchgesetzt, dass ein richtiger Umgang mit ERP-Systemen für Betriebe von extrem großer Bedeutung ist. Wenn es darum geht, eine ERP-Software zu bedienen und einzelne Geschäftsbereiche zu steuern, sind Firmen also entsprechend auf qualifizierte Mitarbeiter angewiesen, die über ausreichend gute ERP-Kenntnisse verfügen.

Oft bringen Anwender von ERP-Programmen lediglich Know-how in ihren jeweils spezifischen Berufsbereichen mit (z.B. Einkauf oder Buchhaltung). Für Fachkräfte wird es allerdings zunehmend wichtig, gleichzeitig auch fundierte ERP-Kenntnisse innerhalb dieser Aufgabengebiete zu besitzen. Nur so ist gewähreistet, dass sie ihr Wissen auch problemlos in ein ERP-System einbringen können.

Angestellte mit guten ERP-Kenntnissen sind enorm wichtig

Auch wenn es beispielsweise um die Kundenbetreuung im Bereich CRM und Vertrieb mit Hilfe von ERP-Software geht, sind Angestellte mit guten ERP-Kenntnissen gefragt. Andernfalls kann das absehbare Folgen haben, weil die Geschäftserfolge und die Zukunft eines Unternehmens zum großen Teil von der Kaufkraft der Kunden und deren Zufriedenheit abhängen.

ERP-Integration: Wie führe ich die Business-Software erfolgreich in meinem Unternehmen ein?

Die Einführung und Nutzung einer ERP-Software ist in den vergangenen Jahren für Betriebe – unabhängig von Größe, Branche oder Organisationsstruktur – immer wichtiger geworden. Eines der Hauptprobleme bei der ERP-Integration besteht darin, dass es meist Schwierigkeiten gibt, die realen Geschäftsprozesse an die neuen automatisierten ERP-Prozesse anzupassen. Damit die Implementierung Ihres Systems dennoch erfolgreich verläuft, benötigen Sie idealerweise einen Leitfaden, der Ihnen die Vorgehensweise Schritt für Schritt vorgibt. Sie können sich während der ERP-Einführung an diesen Phasen orientieren:

PhasE 1

Projekt-Vorphase: Sammeln und dokumentieren Sie vor der ERP-System-Integration alle wichtigen Geschäfts- und Systemprozesse in Ihrem Unternehmen. Analysieren Sie diese genau und werten Sie sie im Hinblick auf die unterschiedlichen Funktionalitäten einer ERP-Software aus. So können Sie den Prozess bereits richtig zuordnen.

Projektteam: Beziehen Sie Ihre Angestellten so früh wie möglich in das geplante ERP-Projekt mit ein, um deren Identifikation und Motivation zu fördern. Ernennen Sie ein kompetentes Team bestehend aus Projektleiter und -mitarbeitern.

Projektziele: Fixieren Sie alle Projektziele schriftlich und geben Sie diese im Unternehmen bekannt. Legen Sie außerdem gemeinsam mit Ihrem Projektteam realistische Zeiten für die Ziele der ERP-Einführung fest. Eine Prioritätenliste hilft Ihnen dabei, das Projekt in überschaubare Abschnitte zu gliedern.

PhasE 2

Projektstartphase: Laden Sie ERP-Anbieter ein, die Ihnen die Module und Funktionalitäten ihrer Software-Lösungen präsentieren. Das Projektteam kann auf Basis der erarbeiteten Anforderungen in Frage kommende Programme vor der ERP-Implementierung prüfen und gemeinsam auswählen. Am einfachsten funktioniert das mit Hilfe eines Pflichtenheftes.

Lastenheft: Es ist üblich, dass die ERP-Anbieter auf eine sogenannte Bedarfsanalyse in Form eines Lastenheftes hinweisen. Hier werden die reinen Software-Anforderungen für die ERP-Integration aufgenommen. Auf Basis des Lastenheftes können Sie später die nötigen Module für Ihren Betrieb auswählen.

Ist-Daten: Für die ERP-System-Einführung sollten nachvollziehbare und gepflegte Ist-Daten zur Verfügung stehen. Eine ideale Möglichkeit, diese Ist-Daten zu ermitteln und auszuwerten, ist eine Betriebsdatenerfassung (BDE).

PhasE 3

Projektstart: Haben Sie Phase I und II bereits abgehakt, so können Sie jetzt ERP-Programme und Hardware-Komponenten in Auftrag geben.

Testphase: Ihr Projektteam sollte in einer Testumgebung die Stammdaten eingeben, welche später auch in das eigentliche ERP-System eingespeist werden. Anhand dieser Test-Daten lassen sich jetzt sämtliche Szenarien des Geschäftsalltags vor der ERP-Einführung durchspielen. In der Testumgebung stellen sich mögliche erste Hürden heraus und es können bei Bedarf noch weitere Anpassungen vorgenommen werden.

PhasE 4

ERP-Integration: Ungefähr vier Wochen vor dem Echtbetrieb werden – abhängig vom Umfang der Unternehmensstammdaten – alle Informationen in das neue ERP-System importiert. Jetzt besteht Ihre letzte Chance, sich von Altlasten zu trennen.

PhasE 5

Echtstart: Ab dem Tag der Umschaltung läuft die neue ERP-Software komplett unter Volllast. Während dieser Zeit kristallisiert sich heraus, ob das Projektmanagement erfolgreich war oder nicht. Machen Sie sich darauf gefasst, dass mit dem Stichtag der System-Umstellung etwa vier Wochen Unruhe auf Ihren Betrieb zukommen.

PhasE 6

Know-how-Transfer: Beginnen Sie nach den ersten kritischen Wochen der ERP-Integration damit, weitere Mitarbeiter zu schulen und gegebenenfalls Stellen umzubesetzen. Jeder Beteiligte sollte nun außerdem die notwendigen Dokumentationen diszipliniert nacharbeiten.

PhasE 7

Projekt-Nachbetreuung: Etwa drei bis sechs Monate nach der ERP-Einführung stellt sich heraus, ob Auswertungen fehlen. Deshalb ist es wichtig, dass sich Ihre Mitarbeiter von vornherein mit den zahlreichen Listen und Statistiken des ERP-Systems beschäftigen.

Wie Ihr Vorgehensmodell im Endeffekt tatsächlich aussehen wird, sollten Sie in der Praxis vom Projektkontext, dem ERP-Anbieter und Ihren individuellen Zielsetzungen abhängig machen. Die obige Liste gibt Ihnen aber zumindest einen ersten Eindruck, was Sie vor und während einer ERP-Einführung erwartet.

Sollte ich mir einen ERP-Berater zur Unterstützung mit ins Boot holen?

Statistisch gesehen scheitert jede vierte ERP-Einführung daran, dass Unternehmen wichtige Projektphasen ohne die helfende Hand eines ERP-Beraters durchführen. Nur wenige Betriebe besitzen das nötige Know-how, um die Auswahl und Implementierung von ERP-Lösungen in der Praxis ohne externe Unterstützung zu realisieren.

Wofür brauche ich einen ERP-Consultant?

Sollten Ihrerseits oder auch bei Ihren Mitarbeitern noch Unsicherheiten oder Unklarheiten darüber bestehen, was Sie bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems beachten sollten, können Sie sich bereits vor dem Kauf an einen speziellen ERP-Consultant wenden. Dieser kann Sie bei der Auswahl einer passgenauen Lösung für Ihren Betrieb beraten und unterstützen. Auch in den ersten Wochen mit dem neuen System stehen ERP-Berater mit hilfreichen Tipps und Know-How zur Verfügung – nutzen Sie diese!

Wichtig ist außerdem, dass Ihre neue ERP-Software professionell und fehlerlos in Ihr Unternehmen eingeführt wird. Es reicht in der Regel nicht aus, eine externe Firma für die ERP-Integration zu engagieren. Im Hinblick auf eine problemlose ERP-Einführung müssen Sie viele wichtige Faktoren berücksichtigen:

Ist Ihre Strategie für die ERP-Implementierung nicht ausgereift, kann die Umsetzung hohe, ungeplante Kosten nach sich ziehen. Schlimmstenfalls scheitert Ihr geplantes ERP-Projekt.

Was genau macht ein ERP-Berater und welches Know-how bringt er mit?

Sie allein bestimmen, wie gut Ihre Geschäftsprozesse nach der ERP-Integration funktionieren. Damit Sie sich die vielen Vorteile einer ERP-Software voll zunutze machen können, sollten Sie deshalb nicht nur vor, sondern auch während der Einführung idealerweise geschultes Fachpersonal, beispielsweise in Form eines ERP-Beraters oder ERP-Consultants, hinzuziehen.

Von größtmöglicher Sicherheit profitieren Sie daher, wenn Sie von vornherein einen fachkompetenten ERP-Berater mit ins Boot holen:

Hinzu kommt, dass sowohl der Aufbau von ERP-Modulen und die System-Funktionen als auch die dazugehörigen Lizenzmodelle einige Kostenfallen aufweisen. Durch die meist langjährige Erfahrung von ERP-Betreuern können Firmen bereits in der Anschaffungsphase hohe Beträge einsparen.

Auch während der Erstellung des Lastenheftes und der Testphase kann sich das Hinzuziehen eines ERP-Consultants als durchaus nützlich erweisen. Er ist dazu in der Lage, wichtige Prozesse der ERP-Einführung zu begleiten und in folgenden Bereichen beim ERP-Training zu unterstützen:

Aus diesem Grund macht es in den meisten Fällen Sinn, einen unabhängigen IT-Berater über Ihr Vorhaben blicken zu lassen. So profitieren Sie neben der subjektiven Meinung der ERP-Software-Hersteller ebenfalls von einer objektiven Meinung. Denn für einen ERP-Berater geht es nicht um den Verkauf einer Software, sondern um umfassendem ERP-Support.

Was muss ich bei ERP-Systemen im Hinblick auf meine Buchhaltung beachten?

Wenn Sie für Ihr Unternehmen ein ERP-Programm anschaffen möchten, haben Sie die Möglichkeit, dieses steuerlich abzusetzen. Grundsätzlich werden die Lösungen dem Bereich der Standardsoftware zugeordnet. Das bedeutet, eine ERP-Software stellt ein aktivierungspflichtiges, immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens dar, welches Sie abschreiben dürfen. Allerdings müssen Sie bei der Abschreibung von ERP-Systemen im Hinblick auf Ihre Buchhaltung einige Dinge berücksichtigen.

Wie lang ist die Nutzungsdauer für die Abschreibung von ERP-Software – 3 oder 5 Jahre?

Für gewöhnlich orientiert sich die Abschreibungsdauer von Standardsoftware an den Vorgaben für herkömmliche Computer-Hardware. Das bedeutet konkret, dass Sie sich bei der Abschreibung an einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von drei Jahren orientieren können. Allerdings schreibt die Finanzverwaltung vor, dass Enterprise-Resource-Planning-Lösungen in der Buchhaltung anderweitig berücksichtigt werden müssen: Für ERP-Software wird eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vorgeschrieben. Der Abschreibungszeitraum beginnt, sobald Ihre ERP-Lösung nach Abschluss der Software-Einführung einsatzfähig ist.

Was muss ich sonst noch bei der Abschreibung meines ERP-Systems in der Buchhaltung beachten?

Auch nach der Einführung eines ERP-Programms kommt es häufig zu finanziellen Aufwendungen für weitere Arbeiten am System:

Verbuchung als Anschaffungsnebenkosten

Damit verbundene Ausgaben für ERP-Systeme müssen Sie in der Buchhaltung als Anschaffungsnebenkosten behandeln, sofern diese in direktem Zusammenhang mit der Anschaffung stehen und Sie sie einzeln zuordnen können. Dazu gehört beispielsweise die Schulung der eigenen Mitarbeiter.

Verbuchung als Betriebsausgaben

Fallen zusätzliche Ausgaben für die Software-Implementierung an, gehören diese grundsätzlich nicht zu den Anschaffungskosten von ERP-Programmen. Allerdings nur dann nicht, wenn Ihr Anbieter oder eine andere Firma die Einführung vorgenommen und Sie diese nicht selbst durchgeführt haben. Sollten für die interne Bereitstellung oder Durchführung zusätzliche Personalkosten anfallen, können Sie diese in der Finanzbuchhaltung sofort als Betriebsausgaben abziehen. Möchten Sie stattdessen Mitarbeiter aus Ihrer Firma schulen lassen, sodass diese anschließend die Betriebsbereitschaft herstellen und Anpassungen unterstützen können, müssen Sie diese Aufwendungen den Anschaffungsnebenkosten zuordnen.

Verbuchung als Herstellungskosten

Wenn Sie während der Implementierungsphase umfangreiche Anpassungen vornehmen, kann das Ihr Programm unter Umständen zu einer Individuallösung machen. In diesem Fall müssen Sie die damit verbundenen finanziellen Aufwendungen für Ihre ERP-Software im Bereich des Rechnungswesens als Herstellungskosten behandeln. Entwickeln Sie das Programm von vornherein selbst, stellen die Ausgaben für Ihr ERP-System in der Buchhaltung sofort abziehbare Betriebsausgaben dar. Dasselbe gilt, wenn Sie Geld in Erweiterungen oder Verbesserungen am Programm investieren.

Aktuelle ERP-News
– So sehen die Trends im Bereich Enterprise Resource Planning aus

Als Unternehmer müssen Sie sicherstellen, dass Sie in Ihrer Firma stets auf dem neuesten Stand sind. Nur so können Sie schnell auf neue Markt-Anforderungen reagieren. Das gilt vor allem dann, wenn Sie in Ihrem Betrieb ein Enterprise-Resource-Planning-System einsetzen. Im Bereich Unternehmenssoftware kommen regelmäßig neue Trends auf, die Sie kennen sollten, wenn Sie langfristig erfolgreich mit Ihrem ERP-Programm arbeiten wollen. Damit verbunden sind neue Business-Chancen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Informieren Sie sich also bei Ihrem ERP-Experten über aktuelle ERP-News.

Neue Trends im Bereich der ERP-Systeme

Seit einigen Jahren tauchen verschiedene Trends in den ERP-News auf. Hierzu gehören unter anderem folgende:

BI
BUSINESS INTELLIGENCE
  • Business Intelligence ist in den ERP-News seit einiger Zeit ein populärer Begriff

  • Unterstützt Führungskräfte beim Treffen wichtiger Entscheidungen

  • Kann z.B. aus Analyse-Tools, Dashbards, Reportings oder Berichtswesen bestehen

  • Wird für die ERP-Zukunft immer wichtiger, um Daten zeitnah auszuwerten und richtig zu interpretieren

ERP II 
Webbasiertes ERP
  • Meint den stärker werdenden Trend hin zu einer komplett webbasierten Software-Architektur

  • Lösungen sind plattformunabhängig

  • ERP II bietet in allen Bereichen ein hohes Maß an Flexibilität

RTE 
Real Time Enterprising
  • Bedeutet „Real Time Enterprising“

  • Steht für die sofortige Verfügbarkeit aller Daten in Echtzeit

  • Gewährleistet höhere Reaktionsgeschwindigkeiten und damit langfristige Wettbewerbsfähigkeit

BPM 
Business Process Management
  • Business Process Management bzw. Workflow-Management zielt auf die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse ab

  • Prozessänderungen werden einfach über eine grafische Oberfläche realisiert

  • Geschäftsprozesse lassen sich effektiver gestalten

SOA 
Serviceorientierte Architektur
  • Steht für „Serviceorientierte Architektur“

  • Beschreibt die Zusammenführung und Koordination heterogener Softwarelandschaften

  • Reduziert Organisationskomplexität und Kommunikationsbarrieren innerhalb Ihrer IT-Systeme

  • ERP-Systeme können sich noch besser auf Geschäftsprozesse ausrichten und sich schneller neuen Anforderungen und Entwicklungen anpassen

EPM 
Enterprise Performance Management
  • Enterprise Performance Management wird in den aktuellen ERP-News immer wichtiger

  • Meint ganzheitliche Unternehmenssteuerung

  • Möglich z.B. durch bessere Kontrolle oder Steigerung der organisatorischen Flexibilität

  • Unternehmensstrategie und Umsetzung der Maßnahmen wird schneller vorangetrieben

Die zunehmende Bedeutung von ERP-Customizing

Grundsätzlich sind ERP-Systeme dazu da, um die individuellen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens einschließlich aller branchenspezifischen Besonderheiten so präzise und transparent wie möglich abzubilden. So ist gewährleistet, dass die Software-Programme innerbetriebliche Abläufe und Workflows optimal unterstützen.

Heutzutage legen immer mehr Unternehmen Ausprägung und Umfang ihrer ERP-Programme nach den eigenen Bedürfnissen selbst fest. Diesen Trend bezeichnet man gemeinhin als ERP-Customizing. Er macht es möglich, die Module und Funktionalitäten eines ERP-Systems an die individuellen firmenspezifischen Anforderungen bestmöglich anzupassen. Das gilt ebenfalls für unterschiedlichste Industriezweige und Branchen.

Mit Hilfe maßgeschneiderter Anpassungen durch ERP-Customizing profitieren Betriebe von einer deutlich höheren Effizienz ihrer ERP-Lösungen. Da Unternehmen außerdem immer nur für diejenigen Module und Funktionen bezahlen, welche sie auch tatsächlich benötigen, können sie die Kosten für ein ERP-System dank entsprechendem Customizing erheblich reduzieren.

Der Aufwärtstrend geht zu ERP in der Cloud

Seit einigen Jahren werden On-Premise ERP-Programme in Form von Desktop-Software immer mehr von ERP in der Cloud abgelöst. Webbasierte ERP-Systeme bieten Unternehmen den Vorteil, dass sie transparent und skalierbar sind – dass sie sich also flexibel an die Betriebsgröße anpassen und entsprechend mit Firmen mitwachsen können. Stationäre IT-Infrastrukturen hingegen empfinden viele Firmen mittlerweile als undurchsichtig, unflexibel und kompliziert.

Arbeiten Firmen mit ERP in der Cloud, kann das für sie im Zeitalter der Digitalisierung einige echte Wettbewerbsvorteile bedeuten:

ERP-Programme in der Cloud können Unternehmen flexibler bei allen wichtigen Geschäftsprozessen unterstützen als herkömmliche On-Premise-Software. Außerdem können Betriebe Ressourcen und Kosten einsparen, da alle Leistungen (z.B. Updates, Wartung oder Reparaturen) in einer monatlichen Cloud-Kostenpauschale inbegriffen sind. Möchten Firmen sich stets alle Wettberwerbsvorteile der Online-Anwendungen zunutze machen, sollten sie sich idealerweise regelmäßig über aktuelle ERP-Cloud-News informieren.